Davetli Listesi Nasıl Hazırlanır? Düğün Davetli Sayısı, Taraflar ve Masa Düzeni

Düğün planlamasında ilk konuşulan sayılardan biri, kaç kişinin geleceğidir. Mekân, menü, davetiye, hediyelik ve nikâh şekeri adedi hep bu sayıdan çıkar. Davetli listesi bu yüzden hem bir isim listesi hem de bütçenin temelidir.

Listeyi zorlaştıran, iki ailenin ve iki çevrenin aynı sayıya sığmak zorunda olmasıdır. Sayıyı ve paylaşımı erkenden, iki aileyle tek seferde konuşursanız sonraki kesintiler kolaylaşır.

Davetli listesi nedir, ne zaman hazırlanır?

Davetli listesi, bir düğüne ya da nişana davet edilecek herkesin adını, kaç kişilik davet edildiğini, hangi taraftan olduğunu ve cevabını tutan listedir. Hazırlığı iki aşamada yapılır:

• Düğüne yaklaşık bir yıl kala kaba bir sayı çıkarılır. Mekân bu sayıya göre seçilir.
• Düğüne yaklaşık üç ay kala liste isim isim kesinleşir, adres ve telefonlar tamamlanır. Davetiyeler çoğu zaman düğünden 6-8 hafta önce dağıtılır.

Bütün düğün hazırlığını aylara bölen düğün hazırlık listesi yazısında davetli listesinin yeri de var.

Düğün davetli sayısı nasıl belirlenir?

Düğün davetli sayısını üç şey belirler: bütçe, mekânın kapasitesi ve iki ailenin çevresi. Bunlardan en küçüğü üst sınır olur.

1. Bütçe. Menü, hediyelik ve davetiye kişi başına hesaplandığı için her davetli bütçeye bir tutar ekler. Toplam bütçeden kişi başı maliyeti ayırdığınızda karşılayabileceğiniz sayı çıkar.
2. Mekân. Salonun oturmalı kapasitesi kesin bir sınırdır. Ayakta kokteyl yapılan mekânlarda kapasite daha esnektir.
3. Çevre. Aile büyüklüğü, iş çevresi ve memleket bağları sayıyı büyütür. Bir aile çok kalabalıksa bunu en başta konuşun.

Üst sınırı belirledikten sonra listeyi yazmaya başlayın. Önce liste yazıp sonra mekâna sığdırmaya çalışmak, en zor kesintiyi en sona bırakır.

Davetli listesi adım adım

1. Üst sınırı belirleyin: bütçe ve mekân kapasitesine göre en fazla kaç kişi.
2. Sayıyı taraflara bölün: kız tarafı, erkek tarafı ve çiftin ortak davetlileri.
3. Her taraf kendi listesini öncelik sırasıyla yazsın.
4. Listeleri birleştirin, iki tarafta da yazılmış isimleri tekilleştirin.
5. Artı bir ve çocuklar için tek bir kural koyun, herkese aynı şekilde uygulayın.
6. Her davetin kaç kişilik olduğunu yazın. Sayı kişi üzerinden tutulur, davetiye üzerinden tutulmaz.
7. Toplamı mekân kapasitesiyle karşılaştırın; aşıyorsa öncelik halkalarına göre kısın.
8. İletişim bilgilerini tamamlayın, davetiyeleri gönderin, cevapları aynı listeye işleyin.
9. Kesin cevaplarla masa düzenini yapın, son sayıyı mekâna bildirin.

Taraflara göre davetli listesi

Davetli sayısını taraflara bölmenin iki yaygın yolu vardır:

• Eşit paylaşım: üst sınırın bir kısmı çiftin ortak arkadaşlarına ayrılır, kalanı kız ve erkek tarafına eşit bölünür.
• Aile büyüklüğüne göre paylaşım: kalabalık aileye daha fazla yer verilir. Masrafı iki taraf ayrı ayrı karşılıyorsa sayı da masrafa göre bölünebilir.

Hangisini seçerseniz seçin, paylaşımı iki aileyle aynı anda konuşun ve bir kez karara bağlayın. Liste yazıldıktan sonra sayı değiştirmek her iki tarafta da kırgınlık yaratır. Kimin hangi masrafı karşıladığını kız tarafı, erkek tarafı ne alır yazısında aşama aşama anlattık.

Kimler davet edilir? Öncelik halkaları

Davetlileri yakınlığa göre halkalara ayırmak, kesinti gerektiğinde nereden kısacağınızı gösterir.

Bir kişiyi eklerken sorulacak soru şudur: "Bu kişi gelmezse düğünde yokluğunu fark eder miyiz?" Cevap hayırsa o isim listenin sonuna gider.

Artı bir ve çocuklar

Artı bir, bir davetlinin yanında bir kişiyi daha getirebilmesidir. Evli çiftler ve nişanlılar birlikte davet edilir. Sevgilisi ya da eşi olmayan davetliler için artı bir hakkı tanıyıp tanımamak çiftin kararıdır; önemli olan kuralı herkese aynı uygulamaktır.

Çocuklar için üç yol vardır: bütün çocuklar davetlidir, yalnızca aile içindeki çocuklar davetlidir ya da düğün yetişkinlere özeldir. Hangisini seçtiğinizi davetiyede kişi sayısıyla ya da zarftaki isimlerle belli edin. Bunu davetiyede nasıl yazacağınızı ve kibarca nasıl hatırlatacağınızı LCV nedir yazısında anlattık.

Mekân kapasitesi ve masa düzeni

Davetli listesi kesinleştikçe masa düzeni de şekillenir. Masa düzenini yalnızca cevaplar geldikten sonra yapın, ama grupları önceden düşünün.

• Mekândan masa başına kaç kişi oturduğunu öğrenin. Masa sayısını buna göre hesaplayın.
• Her masaya birbirini tanıyan bir grup oturtun: aile büyükleri, kuzenler, iş arkadaşları, okul arkadaşları.
• Aile büyüklerini pistin ve sahnenin görüldüğü ama hoparlörden uzak masalara koyun.
• Çocuklu aileleri çıkışa yakın masalara yerleştirin.
• Kesin cevap vermeyenler için bir iki yedek sandalye ayırın; son dakika değişikliği her düğünde olur.

Kesin sayıyı mekânın istediği tarihte bildirin. LCV son tarihini de bu tarihten geriye doğru hesaplayın.

Söz, nişan ve kına için ayrı listeler

Her etkinliğin davetli listesi ayrıdır. Söz çoğu zaman yalnızca aileyle, kına kadınlar ve yakın çevreyle, nişan ile düğün daha geniş bir çevreyle yapılır. Düğün listesini ana liste yapıp diğer etkinlikleri onun içinden seçmek işinizi kolaylaştırır; kimin hangi etkinliğe çağrıldığı da karışmaz.

Davetli listesinde hangi bilgiler olmalı?

Bir davetli listesinde her satırda şu bilgiler bulunmalı:

• Ad soyad ve hitap (ör. "Zeynep Hanım ve Ali Bey").
• Hangi taraftan olduğu.
• Kaç kişilik davet edildiği ve yanındakilerin adları.
• Telefon numarası ve gerekiyorsa adres.
• Hangi etkinliklere davetli olduğu.
• Cevap durumu: gönderilmedi, gönderildi, katılacak, katılmayacak.
• Masa numarası ve not (ör. diyet, tekerlekli sandalye, şehir dışından geliyor).

Bu bilgileri kâğıtta, tabloda ya da bir uygulamada tutabilirsiniz. Önemli olan iki tarafın da aynı güncel listeye bakmasıdır; iki ayrı listeyle çalışan çiftlerde sayı neredeyse her zaman karışır.

Davetiye ve LCV

Davetiye gönderildikten sonra liste bir cevap takip listesine dönüşür. Her davetliye ayrı gönderin, bir LCV son tarihi verin ve gelen her cevabı aynı listeye işleyin. Davetiyede ne yazacağınızı düğün davetiyesi sözleri, cevapları nasıl toplayacağınızı LCV nedir yazısında bulabilirsiniz.

Davetli listesi kontrol listesi

• Bütçe ve mekân kapasitesine göre üst sınırı belirleyin.
• Sayıyı kız tarafı, erkek tarafı ve ortak davetliler arasında paylaştırın.
• Her taraf kendi listesini öncelik sırasıyla yazsın.
• Listeleri birleştirin, çift yazılan isimleri silin.
• Artı bir ve çocuklar için kuralı belirleyin.
• Her davetin kaç kişilik olduğunu yazın, toplamı kapasiteyle karşılaştırın.
• Telefon ve adresleri tamamlayın.
• Söz, nişan ve kına için davetlileri ayrıca işaretleyin.
• Davetiyeleri gönderin, LCV son tarihi verin.
• Cevap vermeyenleri son tarihten sonra arayın.
• Masa düzenini yapın, kesin sayıyı mekâna bildirin.

Çeyiz.co'da davetli listesi (Pro)

Çeyiz.co'nun davetli listesi (Pro), listeyi ve cevapları tek yerde tutar. Davetiyenin tasarımını matbaanızla ya da kendi görselinizle yaparsınız; Çeyiz.co bir tasarım aracı değildir, davetleri ve cevapları takip eder.

• Her davetliyi adı, kişi sayısı, yanındakilerin adları, masası ve notuyla eklersiniz. Taraf partnerin adıyla görünür, ör. "Elif'in tarafı".
• Her etkinliğe ayrı davet gönderirsiniz: söz, nişan, bohça, kına, nikâh, düğün ya da kendi eklediğiniz bir etkinlik. Cevaplar da etkinlik etkinlik ayrı tutulur.
• Her davetliye kişiye özel bir davetiye linki gidir. Davetli uygulama indirmeden linki açar, "Katılacağım" ya da "Katılamayacağım" der ve kaç kişi geleceğini seçer.
• Telefonla gelen cevabı listede elle işaretlersiniz.
• "Mekân kaç kişilik?" alanına kapasiteyi yazdığınızda kaç yer kaldığını görürsünüz.
• Listeyi Excel'de açılan bir CSV dosyası olarak dışa aktarabilir, mekâna ya da organizasyon firmasına gönderebilirsiniz.

Bir Pro abonelik iki eşi de kapsar; siz ve partneriniz aynı listeyi kendi telefonunuzdan düzenlersiniz.

Sık sorulanlar

Düğün davetli listesi ne zaman hazırlanmalı?

Kaba sayıyı düğüne yaklaşık bir yıl kala, mekân seçmeden önce çıkarın. Listeyi isim isim düğüne yaklaşık üç ay kala kesinleştirin; davetiyeler çoğu zaman 6-8 hafta önce dağıtılır.

Düğüne kaç kişi davet edilmeli?

Tek bir doğru sayı yoktur. Bütçenizin karşılayabileceği sayı ile mekânın kapasitesinden küçük olanı üst sınırınızdır. Listeyi bu sınıra göre yazın.

Davetli sayısı kız ve erkek tarafı arasında eşit mi bölünür?

Çoğu çift eşit böler, ama kalabalık aileye daha fazla yer ayıran ya da masrafa göre bölen aileler de vardır. Önemli olan paylaşımı iki aileyle en başta, bir kez konuşmaktır.

Davetli listesini Excel'de mi tutmalıyım?

Excel ya da bir tablo işinizi görür, ama iki tarafın aynı dosyayı güncel tutması zordur. Çeyiz.co'nun davetli listesinde (Pro) iki eş aynı listeyi düzenler, cevaplar kişiye özel linklerden listeye düşer; isterseniz listeyi CSV olarak dışa aktarırsınız.

Artı bir hakkı herkese verilmeli mi?

Zorunlu değildir. Evli ve nişanlı davetliler eşleriyle birlikte davet edilir. Diğerleri için artı bir tanıyıp tanımamak çiftin kararıdır; kuralı herkese aynı uygulayın ve davetiyede kaç kişilik olduğunu belirtin.

Cevap vermeyen davetliler listeden çıkarılır mı?

Hemen çıkarılmaz. LCV son tarihinden sonra bir kez arayın ya da kısa bir mesaj atın. Yine cevap gelmezse mekâna bildireceğiniz sayıyı bu kişiler olmadan hesaplayın, bir iki yedek sandalye ayırın.